Die Antwort überrascht viele: Eine Vollzeit-Bürokraft kostet einen Handwerksbetrieb zwischen 4.000 und 5.500 € pro Monat — je nach Region, Qualifikation und Betriebsgröße. Das Bruttogehalt ist dabei nur der sichtbare Teil.
Die echten Kosten im Überblick
1. Bruttogehalt
Eine erfahrene Bürokraft mit Kenntnissen in Handwerkssoftware und Buchhaltungsgrundlagen kostet in Deutschland:
- Teilzeit (20 Std./Woche): 1.400–1.800 € brutto/Monat
- Vollzeit (40 Std./Woche): 2.400–3.200 € brutto/Monat
2. Arbeitgeberanteile (ca. 20–21 %)
Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung — der Arbeitgeber trägt die Hälfte. Das erhöht die tatsächlichen Personalkosten um rund 20 % des Bruttogehalts.
Vollzeit: ca. 500–650 € zusätzlich pro Monat.
3. Urlaub und Krankheit
Bei 30 Urlaubstagen und einer statistischen Krankheitsquote von 10–12 Arbeitstagen pro Jahr zahlst du für rund 42 Tage, an denen keine Leistung erbracht wird. Das entspricht ungefähr einem bezahlten Monat ohne Gegenleistung pro Jahr.
4. Arbeitsplatz und Ausstattung
- PC, Monitor, Drucker, Headset: einmalig 800–1.500 €
- Software-Lizenzen (Handwerkssoftware, Office, Buchhaltung): 50–200 €/Monat
- Büroraum: bei Miete ca. 300–600 €/Monat, bei eigenem Gebäude Opportunitätskosten
5. Einarbeitung
Wer noch keine Bürokraft für einen Handwerksbetrieb war, braucht Zeit. Abläufe, Software, Kundenstamm, Gesprächsführung — bei vier Stunden täglicher Lernphase und einem Monat Einarbeitung kostest du (oder ein anderer Mitarbeiter) mehrere Wochen.
Gesamtrechnung: Vollzeit vs. Teilzeit vs. Büroservice
| Kostenart | Vollzeit | Teilzeit | Büroservice (Vollzeit-Äquivalent) |
|---|---|---|---|
| Bruttogehalt | 2.800 € | 1.600 € | — |
| Arbeitgeberanteil | 590 € | 340 € | — |
| Urlaub/Krank (anteilig) | 280 € | 160 € | entfällt |
| Arbeitsplatz/Software | 300 € | 150 € | entfällt |
| Gesamt | ~3.970 € | ~2.250 € | 3.000 € |
Der Büroservice liegt im Vollzeit-Äquivalent günstiger als eine Festanstellung — und ohne Risiko: kein Ausfall, keine Einarbeitung, keine Kündigung.
Was du beim Vergleich beachten solltest
Büroservice ist flexibler. Du kannst monatlich anpassen — in der Hauptsaison mehr, im Winter weniger. Mit einem Festangestellten geht das nicht.
Kein Ausfall-Risiko. Wer bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung keine Vertretung hat, sitzt mit dem vollen Büro-Aufwand plötzlich wieder selbst dran. Beim Service läuft das einfach weiter.
Qualität der Arbeit zählt. Ein externer Service, der auf Handwerksbetriebe spezialisiert ist, macht vom ersten Tag Arbeit mit echter Qualität. Keine drei Monate Einarbeitung, keine Lernkurve bei Branchenstandards.
Was du selbst bezahlst. Software-Lizenzen für deine eigene Handwerkssoftware zahlst du weiterhin selbst. Ein guter Büroservice richtet sie ein und bedient sie — die Lizenz gehört dir.
Fazit
Wer die Vollkosten einer Bürokraft ehrlich rechnet, kommt oft auf 4.000–5.000 € pro Monat. Ein externer Büroservice für Handwerksbetriebe liegt darunter — und bietet dabei mehr Flexibilität, keine Personalrisiken und sofortigen Start.